社員の「困った！」を支える フォルシアの社内ITチーム

こんにちは。HR戦略部の芦田です。

社員が毎日使うPCや社内システム、オンライン会議の環境など、私たちが普段何気なく利用している社内のIT環境。こうした環境を支えているのが総合管理部の社内ITチームです。

今回は、2014年にキャリア入社し、12年間にわたってフォルシアで働いてきた増永さんにインタビューを行いました。これまでのキャリアや社内ITチームの仕事内容、長年働く中で感じたフォルシアの変化などについて詳しくお話を伺いました。

社員プロフィール

総合管理部 社内IT　増永 怜未（ますなが・れみ）

2014年にフォルシアにキャリア入社。社内ITチームの一員として、PC・ツールの管理や問い合わせ対応から、契約・予算管理、セキュリティ対策まで担当し、社員の働く環境を支える。最近はプライベートで韓国語の勉強にも励んでいる。

（インタビュアー：HR戦略部 井上なつみ）

営業職から総務、そして社内ITへ

ー　今日はよろしくお願いします。まず、フォルシアに入社される前はどのようなお仕事をされていたのでしょうか？

増永）前職では、新卒から約2年間、ポケットティッシュやウェットティッシュ、化粧品のフェイスマスクなど、紙や不織布を使った製品を作っているメーカーで法人営業をしていました。最初の1年間は、広告代理店や企業向けに街頭配布用の販促品営業を担当しました。その後は異動を経て、化粧品会社や製薬会社に向けて、フェイスマスクやクレンジングシートなど、お客様のブランド名で販売されるOEM商品の提案をしていました。

ー　元々は営業職だったんですね！フォルシアに入社したきっかけを教えてください。

増永）営業として社内外のたくさんの方と関わる中で、自分が前に出て成果を出すことよりも、誰かが働きやすいように支える仕事のほうが向いているのではないかと感じるようになりました。それで、人をサポートする仕事に就きたいと考え、総務や事務といったバックオフィスの仕事に軸を置いて転職活動を始めました。その中で出会ったのがフォルシアです。

ー　入社後は、どのようなお仕事を担当されてきたのでしょうか？

増永）入社から約2年間は総務部に配属され、オフィス整備や備品管理をはじめとした環境整備、社内イベントの主催、秘書業務などに携わりました。その後、現在の総合管理部に異動し、社員が使うPCやアカウント、社内システム、セキュリティまわりの管理・運用を幅広く担当しています。

ー　そうしたこれまでの歩みの中で、特に印象に残っている仕事やプロジェクトはありますか？

増永）2016年に、現在のオフィスがあるミライナタワーへ移転したときの仕事ですね。ちょうど総務部から現在の部署に異動したばかりで、PCまわりの知識がゼロの状態でした。その中で、物品管理やオフィス移転に必要なことを進めていくのは、今思い返しても結構大変でした。
※ミライナタワー移転時の記事はこちら

移転時にこだわって作り上げたオフィスエントランスは
今も当時と同様に明るい雰囲気で来訪者を出迎える

社内ITってどんな仕事？

ー　現在は総合管理部の社内ITチームに所属されていますが、具体的にはどのようなお仕事を担当されているのでしょうか？

増永）総合管理部は「リスク管理と仕組み作りで組織のパフォーマンスを支える」ことを部のミッションに掲げています。その中の社内ITチームは、社員が使うPCやアカウント、社内システム、セキュリティまわりを幅広く担当しています。
私が主に担当しているのは、PCの入れ替えやトラブル対応、日々のさまざまな問い合わせへの対応です。PCが使えなくなると仕事が止まってしまうので、なるべく早く復旧できるよう心がけています。
他にも、社内で使っているツールの管理・運用として、アカウントの発行やメールグループの設定なども担当しています。また、ITまわりの契約や購買、予算の管理も私の担当です。どのツールを誰がどれだけ使っているかを把握しながら、契約プランを見直してコストを最適化するなど、目立たないけれど会社にとって大事な部分も支えています。

ー　かなり幅広いお仕事を担当されているのですね。一般的な開発エンジニアとはまた違った視点や幅広い知識が求められるお仕事だと思いますが、具体的に社内ITチームに求められる役割やミッションについて教えてください。

増永）開発エンジニアがお客様のためのサービスを作る仕事だとすると、社内ITチームは社員のための「働く環境」を作る仕事だと思っています。
たとえば、日々の問い合わせでは「PCの調子が悪い」「この設定はどうすればいいの？」といった身近な相談が頻繁に来ます。エンジニアからビジネス職まで、ITに関する知識や習熟度が異なる社員一人ひとりに合わせて伝え方を工夫するのは、社内ITならではの面白さであり、難しさだと感じています。
また、新しいツールを使いたい、もっと便利な環境にしたいという声も多く、それ自体はとても良いことだと思っています。ただ、会社としてはセキュリティを確保しつつ、コストも考えていかなければいけません。社員が自由に、快適に仕事ができることと、会社として安全であることのバランスを取るのが、フォルシアの社内ITチームの大事な役割だと感じています。

もちろん、セキュリティの強化や働きやすい環境づくりは、社内ITだけでできるものではありません。新しいツール導入や管理・運用検討、新しいルールへの対応など、他部署の皆さんのご協力があってこそなので、いつも本当に助けていただいています。
専門性という意味では、ひとつの技術を深く極めるというよりは、PCやアカウント、ツール、契約、セキュリティと、幅広い領域を横断的に見られることだと思います。技術的なことだけでなく、契約や予算といったお金の面まで含めて「この会社にとって何がいちばん良いか」を考えられるのは、社内ITならではですね。

ー　PCのトラブル対応など、社員から比較的見えやすい仕事が多いイメージでしたが、契約や予算の管理まで担当されているのですね。他にも、意外と知られていない仕事はありますか？

増永）そうですね。社員の皆さんから見えているのは、PCの対応や問い合わせへの回答が多いと思うのですが、実はその裏でお金まわりの仕事もかなりしています。
たとえば、社内で使っているツールや、モバイルルーター、貸与スマホなどの契約管理です。どのサービスを誰がどれくらい使っているかを確認して、使い方に合わない契約プランを見直したり、更新のタイミングで条件を検討したりしています。
一つひとつは地味な作業ですが、積み重なると会社全体のコストにも影響するので、やりがいのある仕事です。

ー　なるほど。そうした幅広い仕事の中で、増永さんが面白さややりがいを感じるのはどんなときですか？

増永）最もやりがいを感じるのは、困っている社員の方から「助かりました」「ありがとう」と言ってもらえたときです。PCが急に動かなくなって焦っている方が、対応を終えてほっとした顔をしているのを見ると、この仕事をしていて良かったなと思います。
また、契約の見直しなどでコストを削減できたときや、作った仕組みで社員の手間が減ったときも、目には見えにくいけれど会社の役に立てたという手応えがあります。表に出る仕事ではないですが、みんなが当たり前に仕事ができている状態を支えていることもこの仕事の面白さだと思います。

ー　裏方を担当されるお仕事がある一方で、社員と直接関わる機会も多いですよね。日常の問い合わせ対応で日頃から心がけていることはありますか？

増永）一番大事にしているのは、相手の話をよく聞くことです。これは前職で営業をしていたときから変わらず大切にしていることで、問い合わせを受けたときも、すぐに答えを返すのではなく、まず「何に困っているのか」「本当は何がしたいのか」を確認するようにしています。聞いてみると、質問された内容とは別のところに本当の困りごとがあることも多いんです。
あとは、何かあったときに気軽に声をかけてもらえる存在でいることです。「こんなこと聞いていいのかな」と遠慮して困ったままでいるよりも、早めに相談してもらえたほうが、本人にとっても会社にとっても良いので、話しかけやすい雰囲気でいることを心がけています。

ー　たしかに、社内でも「困ったらまず増永さんに相談しよう」という声をよく耳にしますし、私自身もすごく頼りにしています！ちなみに、1日の仕事はどのように進んでいくのでしょうか？

増永）少し早めに出社しています。まだ出社している人がまばらな時間帯は、1日の中で最も集中できる時間です。その日の予定や、当日中に対応しなければいけないことを確認して、メールをチェックします。前日にいただいていた問い合わせへの対応や、共用物品の整備もこの時間に済ませています。
9時を過ぎると社員の皆さんが順次出社してくるので、夕方頃まで突発的な問い合わせやトラブル対応、各種申請への対応が多数入ってきます。その合間に、取引先とのやりとりや電話対応、契約やツール管理といった担当業務を進めています。

「大事にしているのは相手の話をよく聞くこと」

12年間で変わったこと、変わらないこと

ー　2014年に入社されてから12年が経ちました。この間、フォルシアにはどのような変化があったと感じますか？

増永）一番大きいのは、働き方の変化でしょうか。入社した頃はみんなオフィスに出社して働くのが当たり前でしたが、今はリモートワークも定着して、場所を選ばずに働けるようになりました。それに合わせて、社内のツールもクラウドサービスが中心になり、社内ITとして管理するものも一変しています。
また、会社として求められるセキュリティや管理のレベルが上がり、社内ITの仕事も「便利にする」だけでなく「きちんと守る」ことの比重が大きくなったと感じています。
そして最近では、AIツールの広がりですね。社員の使い方も、私たちの仕事のやり方も、ここ数年で一気に変わってきていると思います。

ー　逆に、12年間で変わらない仕事や、フォルシアらしさはありますか？

増永）仕事でいうと、社員の皆さんが困ったときに助けるという社内ITの役割の根本は、ずっと変わっていないと思います。ツールや環境は変わっても、「PCが動かない」「これどうすればいいの？」と頼ってもらえる存在であることは、入社した頃から同じです。
フォルシアらしさでいうと、職種や立場に関係なく気軽に相談し合える雰囲気だと思います。会社が大きくなっても、困ったことがあれば誰にでも声をかけやすい空気は変わらず残っていて、それが働きやすさにつながっていると感じています。

これからの社内IT

ー　もし、社内のIT環境や働き方をさらにアップデートできるとしたら、どんなことにチャレンジしてみたいですか？ 

増永）手作業で行っている定型業務の自動化です。たとえば、機器の棚卸や費用の確認といった作業は、AIなどを活用すればもっと効率化できると思っています。そうして空いた時間を、社員の皆さんの困りごとにもっと向き合う時間に使いたいです。

ー　今後、取り組んでみたいことや目指していきたいことを教えてください。

増永）社内ITの仕事はどんどん幅が広がっているので、セキュリティやAIなど、新しい分野の知識を幅広く身につけて仕事の糧にしていきたいですね。ただ、どれだけ技術や環境が変わっても、相手の話をよく聞くという姿勢は、これからも変わらず大切にしていきたいです。社員の皆さんが安心して、気持ちよく働ける環境を支えていけたらと思っています。

おわりに

社員が毎日使うPCや社内ツール。その裏側には、トラブルへの対応だけでなく、契約やコストの管理、セキュリティ対策など、さまざまな仕事がありました。
働き方やIT環境が変わっても、社員が困ったときに頼れる存在であることは変わらない。増永さんのお話から、社内ITチームがフォルシアの「当たり前に働ける環境」を日々支えていることが伝わってきました。

増永さん、ありがとうございました！