こんにちは、広報の見原です。フォルシアでは3月より新しい期が始まりました。それに先立って、期末となる2月中旬に、期の振り返りと新しい期の方針を共有する全社員参加型の大きな会議「期末全体会議」を行いました。本日はその様子をお見せします。
その前に･･･
この数年でのフォルシアの変化
期末全体会議の様子をお伝えする前に、この数年でのフォルシアの変化について少し。
この数年でリモートワークが導入されるようになって、一緒に働く者同士が「集う」機会が格段に減ったという話はよく聞きますが、今やハイブリッド勤務が主流であるフォルシアも例外ではありません。
社員数も100名少々とそこまで多くはなく、リモートワークがメインなわけでもない、オフィスも1か所だけ。社員が集おうと思えばすぐに集えるような環境にあるからこそ、顔を合わせた濃密なコミュニケーションによってフォルシアらしさが醸成されていたという過去が際立ち、かえって近年のコミュニケーションの希薄さが気になるようになってきたとも言えます。
変化にどう対処しているのか
変わりゆく状況に対して、会社として何も手を打っていないわけではありません。どうしたら新しい勤務体系を維持したまま以前のような雰囲気を取り戻せるのか、この数年、課題感をもって取り組んできました。たとえば、sense５という部署も年次もバラバラな社員が現場視点で経営課題を検討するチームを作ってそのことについて話し合った結果、コロナ禍によりずっと実施できていなかった新人歓迎会を大々的に行ってみたり、また、新卒1年目の社員たちが3年ぶりのリアル忘年会を開催してみたり･･･と、この1年で少しずつリハビリのように社員が集う機会を作ってきました。
期末全体会議の開催
「フォルシア社員、集う」の集大成
今回の期末全体会議を開催するにあたっても、全社員が集うことに意味があると考えました。理由は2つあります。1つ目は、この1年頑張ってきた者同士が今一度一体になってこの期を振り返ってほしいから。2つ目は、その中でも特に活躍が目立ったチームや社員を労う場を表彰式という形で行う際に、祝福する表情や拍手などの温度が伝わる距離で祝ってほしいから。これらはリモートでもある程度実現できるけれども、年度末のこの機会にこの1年リアルイベントをリハビリ開催してきた集大成を。ということで、フォルシア社員には当日オフィスがある新宿に集ってもらうことにしました。
集う意義がある会議に
集ってもらうとは言えど、オフィスの会議室での開催では週次で行っている全社会議とあまり変わりなく、特別感がありません。
そこで、会場はオフィス直結のイベントスペース、ルミネゼロに。コンテンツに関しても、社員が長時間ただ座って一方的に聴き続けることにならないよう、下記の工夫を取り入れました。
- 会議を二部制に
- 役員のパネルディスカッション
- ライブ投票で社員の声がリアルタイムに
- 大々的な表彰式（＋その前にお楽しみコンテンツ）
1つずつご紹介します。
1. 会議を二部制に
これまでのフォルシアの全体会議は、各事業部の役員からの振り返りと来期の方針が語られる場でした。それこそ、オフィスの一番広い会議室に集まって。また、それとは別に毎週行っている全社会議の年度末のタイミングで、その年度に最も活躍したチーム・プロジェクト・個人を選出して発表していました。ただ、こちらは週例の全社会議の場なので、往訪や休暇でいない社員も多く、全社員でお祝いしている感はやや薄れていました。
今回の期末全体会議ではこの表彰部分をドッキングすることで、必然的に大勢の社員が目の前で活躍している社員たちをお祝いする図ができると考えました。そこで、第一部を期末全体会議、第二部を表彰式とし、二部制の大々的な会議を企画することとなったのです。
2. 役員のパネルディスカッション
今回の目玉コンテンツの1つとして、初の試みとなる役員によるパネルディスカッションを行いました。基本的にこれまでの全体会議では、役員が用意した資料を読み上げていく形式でした。それでも内容の理解はできますが、どのような議論の過程があってその結論に至ったのかがわかりにくいという側面もあります。そこで、CEOと各部門を統括する役員が1つのテーマについてディスカッションしている様子を客席から傍聴するというコンテンツを用意しました。当日は、「今一番課題と思っていること」、「在宅勤務／出社について」、「成長について」、「これからのフォルシア」、「フォルシアの将来像」など、社員が今気になっているであろうテーマをトピックにしてディスカッションしてもらいました。普段役員が会議で議論しているのを隣で聞いているような感覚で、客席では役員の発言に頷く様子もちらほら見られました。
3. ライブ投票で社員の声がリアルタイムに
ともすれば、一方的になってしまうパネルディスカッションをより有意義にするためには？ということで、パネルディスカッション内で社員によるライブ投票を行いました。
前述したようなテーマに沿ったお題に対する回答に投票をしてもらい、その投票結果を踏まえて役員たちがディスカッションを行う、という趣旨です。お題は、「在宅勤務／出社について」のテーマに付随した「社員みんなの顔と名前、一致しますか？」という思わずドキリとするものから、「成長について」というテーマに付随した「2022年、自身の成長を感じられた1年でしたか？」という考え込んでしまうようなものまで、リアルタイムで社員投票してもらいながらその結果を見て壇上の役員間でディスカッションを行ってもらいました。ちなみに、気になる投票結果ですが、「社員みんなの顔と名前、一致しますか？」には「おおよそ思い浮かぶがわからない人もちらほら」と「顔が思い浮かぶのは半分くらい」の回答がほとんどで、「名前を言われれば顔が思い浮かぶ」という強者は1割強という結果でした。世相を反映した結果と言えそうですね･･･！
投票結果を見ながらディスカッションを行う役員たち
4. 大々的な表彰式（＋その前にお楽しみコンテンツ）
今回のもう一つの目玉コンテンツ、表彰式が控える期末全体会議の第二部。
第一部のパネルディスカッションで大分場も温まってきましたが、もっと盛り上がった状態で表彰式を迎えるために、前倣えの椅子を取っ払って軽食と飲み物を導入しました。
久しぶりに顔を合わせた仲間同士話が尽きずにわいわいしている中、表彰式へと移ります。でもその前に、より一層場を温かくしてもらうために、ちょっとしたコンテンツも用意しました。
フォルシアの各サークルによる22年度の活動紹介コーナーがあったり、社内のプチイベントの内容を決める投票をしてもらったり･･･と、第二部は社員参加型で盛り上げていきます。
サークル紹介を行う社員
楽しい雰囲気になってきたところで、お待ちかねの表彰式。
フォルシアでは、毎年3つの表彰を行っています。最も評価された社内プロジェクトを表彰する、"Project of the Year（以下、POY）", 最も評価された社外プロジェクトを表彰する"Deal of the Year（以下、DOY）", FORCIAN WAYに照合してフォルシアに最も貢献したとされる個人を表彰する"MVP"です。POYとDOYはエントリーした複数チームに対して社員による事前投票により選出、MVPは各部室長からの人物推薦の上、役員を含めた部室長会議の場で選出されます。
ドラムロールの音が鳴り響く中、エントリーしたチームの面々は自分たちのチームが呼ばれるかどうかドキドキの瞬間･･･！
いよいよ受賞チーム・受賞者の発表。受賞者たちにはそれぞれCEOから賞状、前年度受賞者からトロフィーが、そして、会場にいる大勢の社員からは盛大な拍手と温かい言葉で祝福が贈られました。会場中がこの1年の仲間たちの活躍を称えるムード全開。受賞者たちにもより「みんなに祝われている」体感を感じてもらえたのではないかと思っています。
賞状と受賞トロフィーを手に喜びのコメントをする優勝チーム代表者
もう一つおまけ
一部から続いた長時間の期末全体会議も表彰式を終えていざ閉会。･･･となるところで、この会議の2日後に誕生日を迎えるCOOを社員全員でお祝いするというサプライズ企画も行われました。記念に全員で写真撮影を行い、無事閉会です。
COOとケーキを囲んでみんなで記念撮影（撮影時だけマスクを外しています）
さいごに
全社員の9割を超える参加率で終えた今回の期末全体会議。会場に参加した社員たちからは、「集うことで生じる一体感や熱気を体感できた」、「来期も頑張ろうと思えた」、などと嬉しい声も多数寄せられました。
フォルシアでは、この新年度からオフィスへの出社回数を段階的に増やしていく意向を示しています。期初の所信表明の中で代表の屋代からは、「集うことでの熱量をビジネスに活かしていく」と、集う機会が増えることに対してコメントがありました。集うことでしか生まれ得ない熱量を多くの社員が体感して、それぞれ何かしらの糧にしていければと思います。
見原 麻里子
経営企画室・広報担当。
マスクをしていても花粉症からは免れません･･･。
