フォルシア流チームコミュニケーションの取り方をご紹介

こんにちは！営業の芦田です。

新年度になり早1ヵ月が経とうとしていますが、新社会人の皆さんは会社に慣れてきましたか？新しい環境で戸惑うこともあるかと思いますが、何もかもが新鮮に感じられる季節ですね。
社会人歴を重ねた皆さんにとっても、4月はチームや所属が変わり、気分が一新する季節ではないかと思います。
さて、そんな新年度だからこそ、多くの人にとってチームでのコミュニケーションの取り方は興味関心の高い話題ではないでしょうか？

新型コロナウイルスの影響によりリモートワークが急速に普及して以来、業務の効率化が進んだ一方で対人コミュニケーションに課題を抱えるといった声が多く聞かれるようになってきました。
フォルシアでも、ここ2年間は対面での業務とリモートワークを併用しているため、以前に比べカジュアルなコミュニケーションを取りにくくなったという声が社内で上がりました。
しかし、ある簡単な方法でチームコミュニケーションが改善したのです。

それはずばり、定期的な雑談会を行うことです。

コミュニケーションを取るという点では、1on1なども該当しそうですが、1on1はあくまで個人の成長を促すために実施するもの。
雑談会はより気軽に、よりゆるい雰囲気で行えるもので、チームの活性化を目的としています。

では、フォルシアで実際に行われている雑談会の工夫をご紹介します。

１．雑談会を考えたきっかけ

リモートワークを併用している今、必ずしも全員が出社しているわけではないため、チームメンバーといえど普段の働きぶりを目にする機会は少なくなってしまいます。
私自身の経験ですが、昨年度新入社員として入社して初めて配属されたチームでは、長く所属しているチームメンバーの間で既に関係性が築かれていました。
チームに入った当初から「何でも相談してくださいね」とは言っていただいていたものの、オンラインが中心だった当時はチームメンバーと顔を合わせる機会も少なく、「こんな質問をして良いのだろうか...」という遠慮から質問をするハードルを自分で上げてしまっていました。
メンターに相談したところ、質問をしやすくするためには、まずはチームメンバーともっと仲良くなり、気軽に相談できる関係性を作ることを目指したら良いのではとアドバイスをもらったため、チームで雑談をすることを提案してみました。

とは言え、オンラインMTGはどうしても会議の冒頭から本題に入ってしまうことが多く、話す内容が業務の内容のみに偏りがちです。通常のMTGで雑談を行うのではなく、雑談会という場を設けて開催することで、半ば強制的に雑談をする場を生むことを目指しました。

２．雑談会で行っている工夫

いざ雑談会をやってみよう！と思ったはいいものの、まずは話のネタ集めに困りました。
当初は「今日は何の日？」というテーマで毎回雑談用の小ネタを集めたり、ニュースから話題を持ってこようとしていたのですが、毎回適当な話題を探して用意するというのは思っていた以上に大変で続きませんでした。

その反省を生かし、今では、以下のような工夫を行っています。

①botで毎回の雑談会のテーマを決め、定期的にslackのチャンネルに流れるようにする。

（例）毎週月曜10時に●●チャンネルに「今日の雑談会のお題は××です！」と流れる

テーマは誰でも話しやすく、チームメンバーの人となりが分かるようなものを挙げています。自分一人ではなかなか考えつかなくても、お題をスプレッドシート上で誰でも自由に加筆・編集できるようにすることで多くのお題が集まりました。（今ではなんと130種類以上のお題が集まっています！）
実際に私のチームでは、チーム柄か旅行好きなメンバーが多いこともあり、「次に行きたい旅行先は？」「自分の住んでいる/住んでいた街について語る」というお題の時に、非常にバリエーション豊かな回答が出てきて大盛り上がりでした。
その他にも、「リモートワークで買って役立ったもの」「会社近辺のランチのお気に入り」などのお題では、仕事に直接生かせそうな話から休憩時間の過ごし方まで色々な情報をチームで共有でき、とても楽しかったです。

②ルーレットでお題を話す担当者を決める。

Google Meetの画面共有機能を使って、オンラインでMTGに参加しているメンバー全員がルーレットを回すところを見てトークする人を決めるというものです。
単純なようで思っていた以上に楽しく、「今日は誰が話すのだろう」というワクワク感が味わえることで人気の方法です。フォルシアでは実際に複数のチームでルーレット方式が実施されています。

雑談会を継続させる秘訣には、他にも以下のようなやり方が挙げられます。

• 朝会や昼会の余った時間に雑談タイムを設ける
  （専用の雑談MTGを設けるよりさらに気軽に始められます！）
• 雑談で話した内容をslackのスレッド内に議事メモとして残し、後から見返せるようにする

もちろん、業務が忙しいときには無理をして参加する必要はないので、適宜スキップするなどチーム内で相談してみてください。
この他にもユニークな方法で雑談会を実施しているチームがあれば、ぜひ教えてくださいね！

３．雑談会の効果

私自身の経験として、雑談会を始めてからざっくばらんに話す機会が増えたことで徐々にチームメンバーの人となりが分かるようになり、業務に関する相談も気軽に行えるようになっていきました。
雑談会をきっかけに、＋αのコミュニケーションとして、ランチ会や飲み会に一緒に行ったり、社内イベントに参加したりするようになり、チームの雰囲気が以前より活気が湧いて向上したと感じています。

また、雑談会はチームに新加入したメンバーにとってだけではなく、以前からチームに所属しているメンバーにとっても、オンライン中心になって以来減ってしまっていたコミュニケーションの不足を補えると好評です。
これまで対面のちょっとした会話から生まれていたコミュニケーションの大切さに改めて気付かされたという声も多く聞かれています。

その他、新社会人の皆さんにとっては、雑談会という気軽なMTGを通じて、時間内に起承転結のある話をする、議事録を取るなどの社会人の基礎練習の場にもなるかもしれませんね。

４．最後に

雑談会を行うことで、既存のチームに新メンバーが加入した際にチームに馴染みやすくなるだけでなく、新プロジェクトに伴い発足した新チームが短期間で結束力を高めることもできるようになると思います。
これまで雑談会をやったことがない人はぜひ一度やってみてはいかがでしょうか？

今後も雑談会の場をマンネリ化させないために、もっと運用しやすく、より多くの社員が参加したくなる工夫を考えていきたいと思います。