オンライン環境での新たな社内交流イベントの裏側

こんにちは、DXプラットフォーム部2年目営業の小山です。

みなさんはオリンピックをご覧になられていましたでしょうか。
私はサッカーが大好きで、惜しくもメダルを獲得することは出来ませんでしたが、日本対スペイン戦などを見て感動しましたし、サッカー好きの先輩とサッカー日本代表の話で盛り上がったりしました。
改めて、イベントを通じてみんなで盛り上がる楽しさを再認識させられました。

一方で東京では四回目の緊急事態宣言下であり、歓迎会や忘年会といったようなみんなで盛り上がり、交流を深めるようなイベントを会社で行うことが難しい現状があるかと思います。

そこで今回は、フォルシアで今年度から有志で始めた月次オンラインイベントについて紹介させていただきます。コロナ禍によって中々交流が難しく、社内で盛り上がることをしたいと考えている方の参考になれば幸いです。

オンラインイベントを始めた経緯

これまでフォルシアでは、サークル活動、夏のイベント(2019年は夏祭りを実施しました。詳細の記事はこちら)、月に一度の立食形式の交流会、部門をまたいだランチ交流会や忘年会といったような形で社員同士の交流を深めるイベントが数多く存在していました。しかし、コロナウイルスの影響で多くのイベントやサークル活動が実施できない状態になってしまっていました。

そのような背景があり今年の三月に社会人一年目を同期内で振り返る時間があった際に、以下のような意見が出ました。

そこで同期みんなで毎月オンラインイベントを企画し、社員の方々との交流を深める機会を増やそうという話になりました。

運営の方法

実際の運用では以下の2つに気をつけて取り組むようにしました。

負担の少ない運営

毎月イベントを実施するのは負担になるため、運営メンバーを入れ替えて実施しています。毎月3名がメインの担当となり、3ヶ月に1回自分の担当月が来るようにしています。他のメンバーはイベントに参加し、当日のイベントが盛り上がるようにサポートします。
また、各オンラインイベント後にイベントの振り返り会を実施し、先月のイベントの反省点をきちんと共有した上で次月の担当に引き継げるような仕組みを設けています。
運営メンバーを入れ替えて実施する副次的な効果として、他の月のメンバーがしっかり実施していることで、自分の担当月もきちんとしないといけないという気持ちになり、継続的にイベントを出来るモチベーションになっています。

社員の方に参加していただきやすいような取り組み

具体的には2つの取組みをしています。

① 意思表示のコストを下げる

フォルシアでは社内コミュニケーションツールとしてslackを利用しています。こちらのslackでは、各投稿にスタンプを押せる仕組みがあるのですが、こちらを利用しイベントの告知にスタンプを押してくださった方には自動的にgoogle calenderにイベントが反映されるようにしています。こちらは以前社内の先輩が作成してくださったbotを利用しました。これにより、イベントがあったことを忘れてしまうといったようなことを防ぎ、参加の意思表示をしやすくしています。

② 参加しやすいコンテンツにする

後述しますが、実は初回はルールが少し複雑なゲームをコンテンツにしてしまったため、参加者が限られてしまうという結果になってしまいました。
そこで、2回目以降ではスピーカーに話していただく形式か参加型のゲームの場合、ルールがわかりやすいものをするようにしています。また、参加型のゲームの場合は、なるべく耳だけでも参加してくださる方でも楽しめるような工夫を各イベントごとに設けて、参加の敷居を下げるような取り組みもしています。

実際のイベントのレポート

ここではこれまで実施したイベントについて簡単に振り返って行きたいと思います。

第1回：(3月)Among us大会

記念すべき第一回目ではamong usを実施しました。among usはすごく簡単に言うと、人狼のようなゲームになっています。社内ではamong usをやるためのグループがあるほど人気だったため、初回のコンテンツにしました。イベント自体は盛り上がったのですが、ルールを知らない方が参加するにはハードルが高かったため、参加する方が少なかったのが反省点でした。

第2回：(4月)オンライン歓迎会

第2回イベントでは、コロナ禍によりリアル開催出来なかった新人歓迎会をオンラインで実施しました。歓迎会ではgatherというオンラインツールを用いました。gatherはレトロなRPG風の可愛い画面のツールになります。最大の特徴は、小さなグループを作れる点です。近くにいる人の声しか聞こえないようにすることが出来るため、同じ画面上でグループを分けて話すことが可能です。また、リアルと同様に画面上で移動するだけで、グループをシャッフルすることが出来るので、歓迎会などをオンラインで実施する際に便利なツールになっています。

第3回：(5月)〇〇が語る!

各人が自分の好きなものやみんなに紹介したいものを語るという企画です。このときは9名もの方に話していただきました。また、なんとCOOも話してくださり大盛り上がりとなりました。60人もの社員の方に参加いただき、19:30からスタートし、終わったのが23:30でした。笑
これはタイムマネジメントが出来ていなかったという運営サイドの反省点ではありますが、本当に皆さんの話が面白く、あっという間に時間が過ぎてしまいました。

第4回：(6月)朝までそれ正解

こちらはかつてリンカーンという番組でしていたコーナーになります。最初の文字が指定されているお題に沿ったものをみんなで出し合い、一番ふさわしいものを決めていくという企画です。(ex:「い」から始まる甘いものは？)
「あ」から始まる可愛いものはで、「あたし」と回答されていた方がいたのが一番面白かったです。

第5回：(7月)トラベルトーク会

今まで旅行した中でおすすめの旅行先を5名の方に語っていただきました。なかなか旅行に行けないご時世ですが、どの旅行先も本当に魅力的でした。アイスランドやキューバなど普段でも行く機会のない場所の話も聞くことが出来て楽しかったです。

参加者の感想

• 最近会社が仕事するだけの場になってしまっているので、こんな感じで仕事外で繋がれることはモチベーションの源泉として大事だと思います！！企画ありがとうございます！！
• いつも運営企画お疲れ様です。毎月楽しみにしています！
• 案件以外で人とつながる貴重な場を提供してくださっているので、よりいろんな人に参加していただけるといいなぁと思いました。

今後改善していきたい点

オンラインイベントには、参加型とスピーチ型の大きく2つの種類に分類でき、それぞれ下記のようなメリット・デメリットがあると考えています。

参加型

• メリット

  • 双方間のコミュニケーションとなり、互いの親睦が深まりやすい
  • ゲーム性をもたせやすく、盛り上がり度が高い

• デメリット

  • 参加する際に、耳だけの参加などが難しく集客力が下がる
  • 途中参加してくださる方への説明などが難しい

スピーチ型

• メリット

  • ラジオ感覚で聞けるので、参加しやすい
  • 途中参加・抜けが簡単にできる

• デメリット

  • スピーカーの準備コストが高い
  • 双方間のコミュニケーションになりづらい

現在は、この2タイプのイベントを交互に実施していますが、それぞれデメリットもあるためより二つのいいとこ取りが出来るようなイベントを今後検討していきたいです。

最後に

毎回多くの方が参加してくださり、社員の方々の温かさをいつも感じています。オンラインイベントを通じて、実際にこれまで話すことがなかった社員の方とも会社の休憩スペースで話すようなきっかけ作りも出来ました。また、8月からのイベントの運営には一年目の有志の方も参加してくださるようになりました。今後も会社の新たなイベントとして定着させていきたいです。
今回は、イベントの運営にフォーカスを当てたブログを作成しましたが、続編としてイベントの当日の盛り上がりなどを深堀りしたブログも作成予定です。

最後にはなりますが、ここまでお読みいただきありがとうございます。
社内で盛り上がることをしたいと考えている方の運営の参考になると幸いです。