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同期のチームワーク!社内ポータル改善プロジェクト 業務効率の最大化を目指して

2019.02.22

仕事紹介 IT推進室 コーポレート 採用 社員インタビュー

 フォルシアのIT推進室は、業務を行う上で必要不可欠なツールやアカウントの管理・運用を行うなど、フォルシアの業務基盤を支えている部署です。日々の運用に加え、社員の業務効率が最大化される環境を目指して、システムの積極的な改善に尽力しています。

 そんなIT推進室の最近の大きな取り組みとして挙げられるのが、フォルシアのあらゆる情報が集まる社内ポータルサイト(以下、社内ポータル)のリニューアルです。このプロジェクトを主体となって進めてくれた2016年新卒同期入社の大口さんと小笠原さんに、プロジェクトの立ち上げからシステムリリースまでの道のりをインタビューしました。

※所属、業務内容は取材時点の内容となります。

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社内ポータルリニューアルのきっかけを教えてください。

大口:以前の社内ポータルは、常々多くの社員から「どこに何があるか分からない」という声が寄せられており、多くの社員が必要な情報を探すことに時間をかけていることが分かりました。本来、情報を一箇所に集めることで業務をスムーズに行えるようにすることが目的である社内ポータルが、役割を果たせていなかったのでなんとかしたいという思いがありました。

小笠原:全社員が毎日のように使うシステムなので、まさにこの"なんとかしたい"が原動力となって、自分たちの意思で少しずつ動き出した感じです。リニューアルによって、「探す手間」にかけていた、本業以外に割く時間をできるだけ減らすことができれば、会社のためにも有益になると考えていました。

このプロジェクトでのそれぞれの役割はどのように分担していましたか。

大口:コードを書く以外のことはほとんど私が担当しました。具体的には、プロジェクト全体の管理、情報設計、テストなどです。情報設計というのは、フォルシア社員の誰が見ても情報を正しく理解できるように、コンテンツの構造や配置を決めることです。

小笠原:その情報設計をもとに、コードで実現することが私の仕事です。さらに、できあがったページは、表示・機能・遷移などが正しく動作するか、大口さんが細かくテストをする、という流れで開発を進めました。

コンセプト・リニューアルのポイントを教えてください。

大口:コンセプトは2つあります。まず「見つけやすいこと」、そして「一度見つけたものは再び探さなくて良いこと」です。

小笠原:前者に関しては、社内のUI/UXチームにも協力してもらいながら、視覚的・感覚的な探しやすさを追求しました。後者に関しては、日常的によく使う項目の自動表示、お気に入り保存、閲覧履歴といった機能面でフォローしています。特にこだわった機能は、「よく使う項目」です。過去の使用履歴を裏で計算して社員それぞれに最適な表示となるようロジックを考えました。

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大口:私のイチオシは、「経費精算ガイド」です。経費精算は用途によってルールが異なるので、ルールを調べなくても適切なフローで申請できるようにガイドをつけました。

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大変だったことや印象的なエピソードはありますか?

小笠原:一番大変だったことは情報設計です。コンセプトとして掲げた「見つけやすい」を実現するためには、情報の分類や配置が要だと考えていました。コンテンツの洗い出しと分類の見直しから始めることになり、コンテンツごとに重要度を決めてグルーピングをしたんですが、これが泥臭い作業でしたね。旧サイトのページを全部印刷して、コンテンツを一つひとつハサミで切って、「これはここじゃない」とか言い合いながら、時間をかけて地道に決めていきました。

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大口:私も同意です。社員が100人超もいると、部署によってよく使うコンテンツにばらつきがあるので、社員全員にとっての使いやすさはどうしたら実現するのか、分からなくなることがありました。

小笠原:そうですね、感覚値だとどうしても自分たちにとって都合のいい形になってしまうので、Google Analyticsのデータに基づいた設計を行いました。ただし、単純にアクセスの多い順ではなく、特定の部署に依存している情報は落とすようにして、できるだけ余計な情報を減らすことを心がけました。

大口:あれもこれも必要な情報...となりがちで、減らす決断がなかなか難しかったですね。

社内からの反響はどうですか?

小笠原:「使いやすい」とか「圧倒的に見やすい」という声を聞くことができて、やってよかったと思いました。

大口:私たちのこだわりポイントも、「便利」と言ってもらえたことが嬉しかったです。

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プロジェクト全体を振り返って

大口:まず、社内の課題を解決したいという思いで、自分たちから動き出せたことが良かったと思います。リリースまでにはたくさんの壁があったものの、プロジェクトを終えたあとの振り返り会では、ポジティブな意見ばかりが挙がっていました。

小笠原:リニューアルプロジェクトのメンバーは私たちの他に、新卒入社一年目のエンジニアがおり、UI/UXを担当してくれました。若いメンバーで構成された少人数プロジェクトでしたが、ほぼ自分たちの力でやり遂げたことが社内から評価されて自信に繋がりました。

大口:小笠原さんとは、執務エリアでの座席が隣ということもあって、気軽に直接コミュニケーションがとれたことがよかったと思っています。

小笠原:たしかに、このプロジェクトがきっかけで、他の業務でも相談することが増えた気がしますね。

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今後の展望として、考えていることがあれば教えてください。

大口:今回は、迷わず短時間でコンテンツにたどり着けるようにすることを目指しました。次にリニューアルを行うときには、コンテンツの入り口だけでなく、その先のコンテンツ自体を分かりやすく意味のあるものにしていけたらと思っています。せっかくコンテンツまでたどり着いても結局よく分からなかった、ということをなくしていきたいですね。

小笠原:社内ポータルの立ち上げ当初、「社員間の交流を促す役割を持たせたい」という思いがありました。各部署や顧客チームの動きが分かることはもちろんですが、仕事以外の部分でも、課外活動や社内外のイベントの様子を共有して、社員のことを知る場として活用したいと考えています。



 IT推進室の皆さんの活躍によって、社内の業務効率化がみるみる実現するのを実感します。
先日ブログでもご紹介した「Robin」の導入もIT推進室の仕事ですね。
このツールの導入によって会議室予約の手間やダブルブッキングなどのトラブルが改善され、多くの社員から「ありがたい!」との声が上がっています。

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 フォルシアは、顧客のサービス開発に関わる技術部・営業部と、会社の成長を支えるバックオフィスの部門で成り立っています(参考:仕事紹介)。
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